Управленски срещи

        Участвали ли сте в мениджърска среща за напредък по оперативни задачи,  в която водещият или един-двама доминиращи личности блокират цялото време?

                           Обичайно статусните управленски  срещи   имат за цел всеки екипен лидер или функционален мениджър да информира за прогреса, успеха и трудностите в дейностите на своя екип или функционално звено.

За да се постигнат целите на срещата, трябва да се гарантира пълноценното участие на всички.  Когато срещата е ефективна, участниците са удовлетворени от получената и споделена информация. Постига се прозрачност и съпричастност. Засилва се мотивацията за участие и принос.

В международната практика подобни срещи се наричат „full hands meetings“, защото изискват  принос от всеки участник, представящ различен екип, за изграждане на пълната картина на резултатите и напредъка към постигане на организационните цели.

Чести проблеми на подобни срещи, които пречат на ефективността са:

  • лоша организация, липса на предварителна подготовка и структура на провеждане;
  • атмосфера на „конкуриране“ между екипи и отдели и премълчаване на „лошите новини“;
  • спад на динамиката на срещата поради рутина, мълчаливи, неангажирани участници,  които присъстват формално и „нямат новини“,  но в последствие се оказва, че имат спешна нужда от съдействие.

Еднодневният работен семинар предлага и упражнява практически подходи и техники, които структурират провеждането на управленски срещи за прогрес и помагат за изграждането на атмосфера, която ангажира участниците за личен принос. Отделя се време за дискусия с експериментиране на идеи за визуализиране на успехите и предизвикателствата в срещите по начин, който ги превръща в катализатор за учене и развитие в компанията.

Продължителност – 8 учебни часа

ТЕМИ

Работният семинар се провежда в условия на симулация на епизоди от оперативни срещи, редувани с обсъждане и въвеждане на техники за подобрена динамика.

1. Доверието между участниците в срещата – познаваме ли се добре?

Участниците прилагат две техники за изграждане на доверие и информираност  – „Лична карта“  и „Карти с асоциация за работния екип на всеки участник“. Очертават се профили на всеки участник и се предизвиква откриването на идентичност  на различните работни екипи.

2. Подготовката

Споделените истории от казуси и личен опит помагат да се осъзнаят ползите от усилията преди срещата за подготовка за индивидуален принос и полза от участието в срещата. Прилага се инструмент за самостоятелна оценка на екипните резултати преди срещата, който има за цел да очертае посоки за подобрение в ключови аспекти на екипната работа – управление на резултатите (обхват, качество, срокове, ресурси), отношения в екипа, отношения с другите (екипи, клиенти, мениджмънт).

3. Цели и структура на управленските  срещи 

Темата предлага откъси от успешни и неуспешни мениджърски срещи, за да подпомогне разбирането на факторите, въздействащи върху ефективността на срещата.

Дискутира се какво може да се очаква и какво не следва да се очаква от статусните управленски срещи. Илюстрира се как да се подпомага и стимулира желано поведение на участниците в срещите. Обсъжда се как да се използва предварителната информация към участниците за по-добър фокус в срещите.

В ролева игра с три етапа се експериментират инструменти и подходи за  подготовка, провеждане и информиране след срещата на участниците.

Прилагат се: техники за писане на предварителен мейл към участниците в срещата, адаптиран към няколко типа ситуации, структуриран подход за провеждане на статусна управленска среща от вида „Канбан табло“, съставяне на мейл към участниците след срещата с прилагане на техниката NDTL

4. Личностни особености на участниците в срещата

     Разглежда се различният темперамент на участниците, като фактор с ефект върху ефективността на срещите. Споделят се идеи за  преодоляването на типични, непродуктивни поведения  по време на срещите –  „мълчаливците“, които не споделят, „доминиращите“, които отнемат от времето на другите, „негативистите“, които отричат всяка идея, „неангажираните“, които духом не присъстват на срещата и др.

5. Управленските срещи, като инструмент за учене  и развитие в организацията

Управленските срещи за актуално състояние и напредък в постигането на корпоративните цели могат да бъдат осъзнат полезен  инструмент в процеса на учене и развитие на хората в организацията. Обсъждат се идеи за разпространение и визуализация на полезните резултати,  споделени или постигнати по време на срещите. Въвежда се и се упражнява инструмент „Учене чрез потока на обратните връзки“.

Цена на 1 участник – 150лв. без ДДС.